“Attrezzature sicure: controlli-5Wh No carta”
Contesto
La corretta manutenzione e il sistematico controllo degli impianti, dei mezzi e delle attrezzature, rappresentano, oltre che un obbligo di legge in materia di sicurezza, anche un elemento di salvaguardia del patrimonio aziendale.
L’Articolo 71 del D.lgs. 81/2008 impone al Datore di Lavoro di provvedere affinché le attrezzature, soggette a influssi che possono provocare deterioramenti suscettibili di dare origine a situazioni pericolose, siano sottoposte a controlli periodici, secondo frequenze stabilite in base alle indicazioni fornite dai fabbricanti, ovvero dalle norme di buona tecnica, o in assenza di queste ultime, desumibili dai codici di buona prassi.
Lo stesso articolo richiede inoltre che i risultati dei suddetti controlli siano riportati per iscritto e, almeno quelli relativi agli ultimi tre anni, siano conservati e tenuti a disposizione degli organi di vigilanza.
Criticità, con i sistemi tradizionali, nella gestione dei controlli su attrezzature, macchinari, impianti, DPI
In linea generale, tutti i DPI, mezzi, i macchinari e le attrezzature alimentate da forza motrice sono potenzialmente in grado di provocare, nel tempo, situazioni pericolose.
Questo comporta la necessità di individuare tutti gli oggetti interessati dal suddetto Articolo 71, e di comunicare i dati al personale adibito ai controlli, unitamente alle frequenze e alle modalità suggerite dai fabbricanti o dalle buone prassi.
Il problema si complica enormemente per quanto riguarda le attrezzature portatili, più piccole come dimensioni, ma non meno critiche.
Si pensi ad esempio agli accessori di sollevamento (funi e catene) e ai Dispositivi di Protezione Individuale (DPI)
Quando le attrezzature da controllare sono dislocate ad una certa distanza, ad esempio in cantieri periferici, oppure presso stabilimenti di terzi, sussiste un ulteriore problema legato all’intervallo di tempo intercorrente tra l’effettuazione del controllo e il momento della sua registrazione e archiviazione (informatica o cartacea).
Tutti questi elementi di incertezza minano pesantemente la credibilità dei sistemi di controllo convenzionali e appesantiscono le relative responsabilità lungo l’intera catena gerarchica.
Emergono specifiche criticità legate ai seguenti aspetti:
- a) Il personale interno addetto ai controlli e agli interventi di manutenzione ordinaria deve conoscere, per ogni mezzo, o attrezzatura, o macchinario di propria competenza, le indicazioni riportate nei relativi manuali di uso e manutenzione, oppure nelle buoni prassi.
- b) Il personale addetto ai controlli dovrebbe essere avvisato in tempo sulle scadenze in relazione alle frequenze degli interventi di manutenzione stabilite dai fabbricanti.
- c) Gli interventi effettuati dovrebbero essere registrati sistematicamente, con conseguenti oneri burocratici per la compilazione dei relativi registri (elettronici o cartacei).
- d) Anche in presenza di programma evoluti per la gestione delle manutenzioni, rimane un gap temporale (di ore e talvolta di giorni) tra il momento dell’effettuazione degli interventi di controllo e manutenzione e il momento di effettiva loro registrazione nel programma, con insormontabili incertezze circa l’identità dell’esecutore e dell’oggetto, la data di esecuzione, il risultato e il luogo di esecuzione (soprattutto se variabile).
Le incertezze crescono esponenzialmente in caso di necessità di segnalare eventuali malfunzionamenti o necessità particolari.
- e) Con i sistemi tradizionali, il personale addetto all’uso dei mezzi o attrezzature o all’esercizio degli impianti, nonché il personale di sorveglianza, non è in grado di conoscere, immediatamente on the job (quando serve), lo stato di manutenzione dell’oggetto con cui entra in contatto.
Questo può essere motivo di incertezze e rischi con conseguenze non valutabili, e comunque è causa di perdite di tempo, talvolta inaccettabili, per reperire le informazioni necessarie.
Soluzioni con il Sistema “controlli-5Wh No carta con PAPERiNO”
Il meccanismo presenta la stessa logica funzionale utilizzate in molti ristoranti per registrare le ordinazioni ai tavoli e trasmetterle, in diretta, alla cucina e alla cassa.
Per ogni attrezzatura potenzialmente a rischio per deterioramento nell’uso (praticamente quasi tutte le attrezzature), vengono preparate la specifica Checklist di controllo, che riporta, secondo frequenze prefissate, le verifiche suggerite dal fabbricante, o da buona prassi o da regole note e accettate.
Queste Checklist (why), sono visibili, tramite un apposito App., sugli Smartphone messi a disposizione degli addetti abilitati.
Il Sistema associa ciascun oggetto ai controlli e agli interventi di manutenzione di competenza (what).
L’oggetto viene identificato dallo Smartphone attraverso il suo codice, o tramite QR, che forniscono all’operatore tutte le informazioni necessarie, compresa la storia degli interventi precedentemente effettuati.
Il Sistema identifica l’operatore (who), attraverso il suo codice a barre (o QR) e/o tramite login e password.
Il luogo di esecuzione (where), è identificato tramite GPS.
La data e l’ora di esecuzione (when), sono registrate automaticamente e non possono essere modificate o manomesse
Ogni operazione di controllo, pulizia o manutenzione, anche minima, viene registrata dal relativo clic (touch) sulla specifica Checklist.
L’operatore, per ogni punto di controllo riportato sulla Checklist, clicca l’opzione appropriata: C (conforme) – NC (non conforme) – NA (non applicabile).
Finita l’operazione, la Checklist così compilata e attestata digitalmente dall’operatore, viene spedita al server di Sede insieme con gli eventuali allegati (registrazioni vocali e foto).
Il Sistema trasferisce su ogni Smartphone le scadenze dei relativi oggetti ad esso associati, in coerenza con il piano di manutenzione in dotazione dell’Azienda.
Se necessario, l’operatore viene “avvisato” delle scadenze tramite messaggi SMS (why),.
Tutte le attività e tutti i dati vengono registrati in modo immediato, in campo, senza necessità di scrivere alcunché (su tablet e tantomeno su carta): né la descrizione dell’operazione; né il suo risultato; né l’identificazione e la firma dell’operatore; né l’identificazione dell’oggetto; né la data, l’ora ed il luogo di esecuzione; né la segnalazione delle eventuali problematiche (se ricorrenti) e delle soluzioni.
Quando sia necessario ed urgente conoscere lo stato dei controlli o delle manutenzioni di uno specifico oggetto è possibile interrogare lo Smartphone ed ottenere le informazioni necessarie (what and why).
Le attività di controllo e gli interventi di manutenzione richiedono sempre una durata appropriata ai contenuti e alle specifiche situazioni, mente le registrazioni effettuate con il Sistema presentato richiedono pochissimi secondi o frazioni di secondo, senza problemi connessi alle successive fasi di trasmissione, archiviazione e reperimento dagli archivi.
Risultati
Le eventuali manchevolezze sulle attrezzature sono facilmente individuate e vengono immediatamente segnalate per le necessarie e tempestive azioni correttive, senza ritardi, errori di interpretazione, e incertezze circa i risultati.
Il Sistema fornisce al Datore di Lavoro e i suoi collaboratori tutte le informazioni on line, per controllare agevolmente, anche a grande distanza, l’effettuazione delle attività programmate, prendere atto i ritardi (anche modesti) e quindi intervenire per correggere le carenze
L’archivio elettronico su Server Cloud dei dati raccolti permette di elaborare opportuni indicatori, a tutto beneficio della sicurezza nell’uso delle attrezzature di lavoro e di più consapevoli piani di miglioramento.
Il Sistema permette di liberare tempo prezioso da dedicare ad operazioni più accurate, importanti e a maggiore valore aggiunto, con evidenti vantaggi sulla qualità dei controlli e delle manutenzioni a beneficio dei livelli di sicurezza sui luoghi di lavoro.
Vengono contestualmente azzerati i rischi di incertezze, ritardi ed errori sempre possibili nelle registrazioni cartacee e talvolta anche nelle registrazioni elettroniche
I risultati attesi in termini dei livelli di sicurezza indotti sono difficilmente quantificabili.
Dal punto di vista qualitativo, si può tranquillamente affermare che un maggior rigore nei controlli preventivi delle attrezzature, con meno burocrazia e quindi con più tempo da dedicare alla sicurezza efficacemente attuata, ha sicuramente effetto benefico per la riduzione dei rischi di incidente.
Lo slogan potrebbe essere: meno carta = più tempo per la vera sicurezza
Conclusioni
Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso alle registrazioni elettroniche effettuate con il Sistema “controlli-5Wh No carta”, rispondono ai requisiti richiesti dall’Articolo 53 del Testo Unico sulla Sicurezza (Decreto 81/2008)
Allegati:
Allegato 1: Checklist controllo e manutenzione macchinario di impianto industriale
Allegato 2: Checklist controllo funi di sollevamento
Allegato 3: Checklist controllo cinture di sicurezza